HR年终总结难点解析：写给谁看、如何承接未来及专业表达？

本文首发自《人力资源》杂志

年度回顾与成果梳理是庆典活动中的固定环节，不过，处理具体事务的人力资源管理者未必精于撰写回顾报告和规划来年蓝图，原因是这两项任务所需的能力存在显著差异。单纯地堆砌常规事务或记载工作清单，是无法完成一份优秀回顾报告的。

因此，HR在动笔之前，需要关注：

年终总结写给谁看，即年终总结的视角；

年终总结如何与未来承接，即年终总结的未来考量；

如何运用专业表达，即用金字塔原理搭建报告架构。

年终总结的视角

做年度回顾主要有两个目的，一是促进个人进步，就是回顾检查过去一年的成绩和缺点，梳理个人一年的得与失，以便来年改进，二是满足工作要求，就是部门或业务主管提交工作总结和具有工作指导性的计划。

完成工作回顾时，既能梳理个人经验教训，又关键在于从职务层面审视本团队或分管事项全年的工作实况，检视当初的设想方案，追忆过程中遭遇的困难曲折。这类岁末的书面陈述，必须考虑怎样为来年工作蓝图奠定基础。

HR在工作中常犯的毛病是把工作总结变成个人总结，就是年终总结时角度不清晰。所以，本文专门讲第二种年终总结的写法。

年终总结的阅读对象是企业主，而非公司职员。许多人事部门人员通常只从个人立场总结工作内容，在表达方式上颇为讲究，却很少考虑公司领导层真正在意什么。所以，撰写年终总结必须首先从企业主视角出发。

公司管理者一般希望年终汇报能体现职员为组织带来的实际贡献。对他们而言，内容详实远比外表精致重要。衡量价值的方式多种多样，若从价值生成的角度出发，可着重考虑三个方面：

涉及全年工作成效、核心任务达成状况等。直接执行任务的单位，必须突出增加收益或削减开支的成果。具体而言，要明确年度经营方案如何转化为本部门的工作，要依照哪些核心思路推进，要执行哪些关键任务，以及这些任务的完成效果怎样。业务部门带来的具体效益不难计算和说明，而性质方面的主要工作进展，评估起来比较复杂，能够提交资料来证明。

后台职能部门并不直接产生业务效益，其作用在于为公司业务的顺利推进提供有力保障。集团总部需要评估是否为各子公司提供了充足的服务支持。这些职能部门的工作重心可以放在易于衡量的服务项目上，例如关键人才的引进情况，以及合格人才的培养成效等。

这项工作具体处理了哪些关键难题？改善管理方式是否促进了企业运作效能的提高？除了商业利益，企业领导者最为看重的还是进步价值，进步价值决定了公司能否持续发展而非停滞不前。进步价值并非指每年重复且含糊不清的优化目标，而是指能够切实执行并可以预见的优化方案。也就是说，公司管理者更希望HR的年终报告能体现各部门工作持续开展，而不是年年都在没有成果的话题上停滞不前。

年终总结的未来考量

所谓“年终总结”，表面上看是回望过去一年，其实关键作用在于面向将来。应该借鉴职能战略的拟定方式，琢磨本年度总结的成果怎样转变为下一年度规划的依据，将这两方面融合起来，就能提升下一年度计划制定的成效。

以职能战略的拟定为例，公司制定一份为期三至五年的职能战略，需要经历三个阶段，分别是：

（1）明需求：根据公司战略规划明确本专业领域战略需求。

（2）找差距：分析本专业领域优劣势。

（3）订计划：即确定本专业领域总体目标和阶段性规划。

制定职能战略和年度规划，必须借助对比参照，参照内容包括外部符合标准的典范，也包括对自身状况的审视。若年终总结时兼顾未来安排，那么后续规划工作将更为高效。

用金字塔原理搭建报告架构

明确了前进的路径和要达成的目的，随后就能够着手整理材料了。对于先前积攒的信息，要将其编排成文档，这其中也包含着一定的技巧。

不少作者事无巨细、长篇大论地铺陈开来，即便最终成文是一篇出色的记叙文章，也未必能算作一份合格的工作汇报。企业主们时间十分宝贵，他们没有闲情逸致去逐字逐句研读堆积如山的段落，而是要求条分缕析的说明，好让他们迅速把握核心要点。

所以，就算人事部门把所有完成的事项一一列出，表面上看井井有条，实际上却是没有经过整理的零散内容，管理者看完后只清楚你处理了许多零星事务，但这些事务产生了什么效果，同企业运营有何联系，依然让人无法理解。

条理分明、容易看懂的归纳能够迅速吸引经营者的注意力。由此可见，金字塔原理确实是一种有效途径。这种思维方法由麦肯锡首位女性顾问巴巴拉·明托在1973年倡导，它是一种系统化的思考方式，凭借其呈现的层级布局让人联想到埃及金字塔而命名。金字塔式逻辑框架既是顾问领域的规范，也普及于众多领域，是引导人们有效分析、撰写及沟通的得力助手。

在写作中，金字塔原理要求文章严格遵守四个特征：

文章的构造必须只表达一个核心观点，这个观点要能涵盖所有分支观点的内容。对于年度回顾而言，这也意味着整份回顾需要由一个主要观点统领，所有信息都要围绕这个焦点展开。任何与这个焦点无关的内容都不要提及。例如，2017年确实出现了其他重要事件，但这些事件和年度回顾没有关联，就必须单独列出，而不是包含在年度报告这份文档中。

第二项特点在于，任何层级的思想都应是下一层级思想的归纳总结。核心观点可以拆分成若干分支论点，每个分支论点又需分解为多个论证材料。这就需要论证材料必须支撑分支论点，分支论点也必须能够支撑核心观点。例如，在人力资源部门的总结文档中，如果某个段落论述的是人才引进工作的成果，那么就不应该在该段落讨论员工培训的相关事宜。

第三点说明：一个组里的观点必须归入一个类别，每个分论点下的支撑材料也要属于一个逻辑类别。这是由于观点存在层级差异，所以必须把同级别的思想内容安放在相应的层级，才能防止产生混淆。

第四点：每一组的观念都要依照条理性次第安排。条理性次第或可体现为时序次第，或可表明主次次第。依照条理性次第排列，有助于核实归类是否已经涵盖全部可能情形。

金字塔原理借助横向关联与纵向联系整合议题，引言部分有助于作者说明文稿的来龙去脉，也能让读者把握下文的核心信息，所以说这种逻辑框架对于文章创作非常适用。

自上而下的年终总结撰写方法

了解金字塔的特征后，HR还要学会构建金字塔。

构建金字塔有两种方法：自下而上和自上而下。

自下而上的方式，是在不清楚整体布局状况下，通过逐步探索形成的。自上而下的办法，则是在对任务和目标具备宏观认识，仅需明确框架体系时，才能够应用。

每个人在准备年度回顾时，都汇集了不少零散的资料，涵盖工作成果、实施过的措施、自身存在的不足、未来一年的规划等，经过深思熟虑，撰写者也明确了回顾的核心观点，这个阶段适合运用由宏观到微观的写作方式。

自上而下搭建金字塔，具体分为三个部分：

首先明确文章的主旨，依据价值创造的不同角度，概括出全文的核心观点，然后从这个核心观点出发，逐步细化出各个层面的具体内容。

接下来，需要构建问题的剖析体系，通常围绕岁末盘点这一核心，会划分为三个主要部分：已经达成的业绩、存在的挑战以及后续的安排，这三个部分应当呈现逐步深入的内在联系，每个部分都可以进一步细化。“达成的业绩”能够拆解为“取得的成效”和“实施的办法”，“存在的挑战”则可以拆分为“存在的短板”和“得到的领悟”。计划的后续安排能够划分为核心方向、实施步骤以及来年的预期，其中工作成效可以进一步区分为负责领域的表现和关键任务的成果，缺点之处能够再细分出工作层面的缺陷和自身存在的不足，这样整个层级结构的基本轮廓便已经构建完成。

第三步，加入资料。把零散的资料内容安放到结构对应的区间里，一个年度回顾的塔状模型就搭建好了。借助塔状模型的制作，年度回顾会显得脉络清楚、条理清晰、因果关系明确。

本文首发自《人力资源》杂志