采购部经理职责：协调组织物资采购、保管及调拨工作

职位名称：采购部经理

直接隶属：分公司总经理

直接下属：采购部统计、保管员、采购员、司机、装卸工

协调单位包括：集团整体规划部门、子公司生产部门、财务管理部门、仓储运输部门以及产品质量控制部门。

在分公司总经理的直接领导下，我需负责协调、组织以及安排公司各部门所需的各种物资采购、保管和调拨事宜。同时，我需确保物资的限量库存符合公司规定，对各类物资的储备量进行宏观调控。此外，我还要努力实现物资采购的高品质与低成本，并对仓储物资的保值和安全工作进行监督。

岗位职责：

1、负责组织、安排公司所需各类物资的采购、仓储及调拨工作。

承担分公司采购部所辖区域内重要物资采购协议的签署、款项支付审核以及相关手续办理职责。

确保对市场动态有迅速掌握，强化价格调控，削减开支，实施高质量采购。

对各个保管员的物资标签（分类卡）进行严格检查，确保其符合规定标准，同时账目要清晰且准确无误。

对各个仓库的物资存放状况和方式实施监督与检查，以保证储存的物资资产能够得到有效保护。

6、完成综合计划部下达的采购任务。

供应商需按照公司规定，及时提供包括原料肉的检疫证明、防止污染证明、清真认证以及各类经营许可证在内的各种物资标准和资质证明，供相关部门使用。

对库房内温度监控记录进行严格保管，同时与负责供冷的相关部门保持密切的业务沟通，确保原料肉库的温度始终满足生产工艺的标准要求。

9、对仓库物资的防火、防盗安全负责。

10、对库存物资的合理储备，保证生产的原辅料供应负责。

第三节 主要权利

一、组织管理

1、有分公司重大决策参与权。

2、分公司专项会议的组织权。

3、所辖工作的指挥权。

二、人事劳资

1、有对下属的任免建议权。

2、有对下属的晋升有建议权。

3、有对下属100元以内的奖罚权。

4、有对下属的转正建议权。

5、本部门编制内的人员招聘权。

6、本部门编制外的人员招聘建议权。

7、有对下属的辞退建议权。

8、有对下属本部门内的工作调动权。

9、有对下属3天以内的事假审批权。

三、资金使用

拥有在规定工作权限内签署价值一万元的合同的权利，以及对该合同签订的审批权限。

2、1万元一次性资金支付（应付款项）权。

3、有对下属1000元以内的差旅费借款审批权。

4、有3000元以内的采购员采购专款借款审批权。

四、物资领用

1、有50元以内（原辅料3000元以内）的物资采购审批权。

拥有不超过200元的物资报销审批权限（对于原辅料，该权限的上限为3000元）。在因成本降低或质量提升等需求而更换供应商时，可自主采购价值200元以下的样品，用于检验和试用。

3、有50元以内的物资领用审批权。

4、办公用品的领用权。

五、其他权利

1、市内采购物资的供货商的确定权。

2、对采购计划单中填写不明确的有权拒绝采购。

第二章 采购实施工作流程

第三章 常规工作内容

第一节 安排采购任务

根据各相关部门提交的采购清单，查阅库存记录，确认库存情况，若库存充足，则通知相关部门办理出库手续进行领用；若库存不足，则在采购清单上签署意见，表示同意进行采购。

根据采购员的职责划分，分配相应的采购工作，发放采购计划书，明确采购的具体时间和采购的先后顺序。

三、及时督办采购采购员，保证物资的供应。

第二节 物资的调拨

根据生产任务通知单，需合理且迅速地调度并分配至各分厂所需的生产资料，包括但不限于各类辅助材料、包装用品以及成品等。

根据各分厂提供的调拨清单，需精心规划装卸工分配物资的先后次序，确保生产所需物资能够准时到位。

配货站以及铁路货运部门在接到物资抵达的通知后，会依据实际到货的量，分别告知采购人员、驾驶员以及装卸人员前往提取货物。

第三节 落实月采购计划

在接到综合计划部的采购计划之后，我们便开始执行采购工作。对于那些已经确定有固定供应商并且签订了订购合同的物资，我们可以直接填写物资采购申请单，然后提交给分公司总经理进行审批，并据此向供应商进行订购。

二、对于生产中持续使用的各类原材料、包装材料以及辅助生产物资，我们根据实际的生产消耗量和库存情况，参照公司规定的最高和最低库存标准，进行采购订货，以确保生产物资的稳定供应，并合理配置资金。

若对综合计划部发布的采购方案持有不同意见，需即刻向分公司总经理进行报告，经沟通协商达成一致后，方可执行采购任务。

四、工作备忘录

1、孜然：每年8－9月份进行孜然的储备工作。

2、辣椒：每年8－9月份进行辣椒的储备工作。

3、大葱；每年10月左右进行大葱的储备工作。

第四节 购买价格的监督

通过电话咨询的方式获取报价信息。通过致电我公司供应商或其他供应商，了解物资的价格，以此来判断采购员是否以高价进行采购。

采购部经理亲自前往市场，对采购员所购物资的价格总体状况进行了细致的审查，目的是为了核实采购员是否存在高价采购的行为。

第五节 购买价格的确定

一、 外购的大宗原辅料

采购部门负责人与供应商就大宗原辅料的采购价格进行协商。

采购部经理在完成与供应商关于购买价格的谈判后，便将双方商定的价格信息传达给了公司的价格管理人员以及分公司的总经理。

在价格管理员完成询价环节之后，需及时通知采购部的负责人以及分公司的执行总裁，只有经过他们的确认，才能最终确定购买的具体价格，随后方可着手进行合同文本的签署。

二、市场高值物品的采购

在市内进行高价值物品的购买活动时，需由采购人员先行询价，并将询价结果上报给采购部的经理以及价格管理专员。

2、待价管员询价后，通知采购部经理与采购员，方可购买。

第六节 《购货合同》的签订

采购部门负责人与供货方就价格进行洽谈，经价格管理人员的批准及分公司总经理的确认，双方可正式签署《采购协议》。

一、原辅料及包装物《采购合同》的签订

1、按照公司规定《购货合同》的起草格式，进行起草。

在合同拟定之前，需向品控部经理索要所购原材料、辅料以及包装材料的质量规范，并对供应商所供应产品的质量要求进行明确约定。

3、购货合同超过3万元时，应请公司的法律顾问审核并签字。

在购货合同经过公司法律顾问的审核并签署了相应的修改意见之后，合同内容得到相应调整，随后，采购部经理需负责填写《用印申请单》。

5、对于金额不超过10万元人民币的采购协议，应由分公司总经理亲自在《用印申请表》上完成签名手续。

若购货合同金额超过十万元人民币，集团总经理需在《用印申请单》上亲笔签署，财务部门方可对购货合同执行加盖合同专用章的操作。

二、 高值物资《采购合同》的签订

1、按照公司规定《购货合同》的起草格式，进行起草。

在合同拟定之前，需向负责采购的部门索要包括产品名称、具体规格、型号、质量标准以及适用范围在内的相关详细资料。

3、购货合同超过3万元时，应请公司的法律顾问审核并签字。

4、购货合同按公司法律顾问审核签署的修改意见，修改完毕后，由采购部经理填写《用印申请单》。

5、低于10万元人民币的购货合同，由分公司总经理在相应的《用印申请单》上签字。

6、如购货合同超过10万元人民币时，应由集团总经理在《用印申请单》上签字，财务部方可在购货合同上加盖合同专用章。

设备与配件的选购通常由设备经理负责，而在采购部门的支持下进行，不过在此过程中，设备经理必须明确提供所需配件的技术规范。

第七节 检查库房

一、定置、卫生

同一品种的原料肉应当分区域存放，来自不同产地的原料肉也应分开码放。对于合格的原料肉，需要设置绿色标识进行标示，不合格的原料肉则使用红色标识，而待检的原料肉则用黄色标识来区分。

冷库中的原料肉需排列有序，其堆放的高度以及货物的堆积标准必须严格遵守公司的相关规定。

在堆放货物时，需确保留有足够的通风和通道空间，同时，货物堆放不应紧贴墙壁、冷却管道或仓库门的两侧，这样做是为了防止因温差变化而对原料肉的品质造成不利影响。

4、原料肉仓库内应保持卫生清洁，并备有防鼠设施。

原料肉的冷库温度以及肉品本身温度需由检验员定期进行抽检，若发现冷库温度出现异常情况，应立即通知采购部门，确保他们能够及时与供冷方进行沟通，处理相关供冷问题。

辅料库中，各种辅助材料需排列有序且符合标准，同时配备清晰的标签（绿色代表合格，红色代表不合格，黄色表示待检状态），且合格与不合格的材料需分别存放于不同区域。

根据公司对各类辅料设定的保质期限，需定期对存放的辅料进行审查，以确保没有超过保质期限的情况。一旦发现超过保质期限的辅料，必须立即进行封存处理，只有经过检验确认合格后，才能重新投入使用。

辅料库必须维持清洁与干燥的环境，同时必须配备有效的防潮、防鼠和防虫措施。

二、保值、安全

防止尘埃与老鼠侵害：安装有效的防尘和防鼠设备，确保公司资产不受损害，从而维护其价值，避免公司遭受不必要的损失。

仓库内必须配备一定数量的灭火器，确保其数量充足；同时，这些灭火器的保质期必须在一年的有效期内；此外，仓库的保管员还需具备熟练操作灭火器的技能。

3、防盗措施：保管员需确保所负责仓库的门窗封闭性良好，检查门锁是否完整无损，以及护锁装置的有效性。

装置的配置情况进行检查。

4、针对防潮问题，需检查门窗和仓库顶部的防水状况，一旦察觉有渗漏迹象，务必立即上报处理。

采购部经理汇报。

第八节 检查报表

一、检查对采购部统计报出的《包装物购入、消耗、库存日报》与

对《原料、辅料、内包装物购入、消耗、库存日报表》中的各项数据准确性进行核实。

依据库存日报表所呈现的物资存储情况，同时参照生产安排及公司对成品储备的规定，编制并提交各类常用物资的采购方案，并确保其实施与执行。

第九节 往来账目的核对与付款请示

为确保账目准确，依据公司及供应商的具体业务需求，需不断与财务部门对账，并及时将核对结果传达给供应商。

根据不同物资的支付时间要求，需按时且精确地依照合同中规定的账期等具体细节，结清所有应付款项和预付款项。

采购部门负责编制并提交付款申请，待财务部门的成本会计审核并签署确认应付账款的具体数额后，需提交给分公司总经理进行审批签字，获得批准后，方可由财务部经理负责处理付款的相关事宜。

预付账款需按照业务需求，由采购人员负责填写付款申请，经本部门经理审核并签署同意后，再提交给分公司总经理审批，获得其签字认可，最后才能送至财务部经理那里，办理相应的付款事宜。

第十节 各类物资领用单据的签批

采购部门负责人依据企业既定的劳保及办公物资分配标准，对劳保用品的领取事宜进行审批签字。

第十一节 报销票据的签批

各类采购物资的报销票据签批注意以下事项：

一、价格合理；

二、数量准确（有保管员入库单）；

该发票为合法正规发票，在涉及农副产品（例如葱、姜等）的情况下，必须提供种植蔬菜的农民的身份证件。

四、采购发票需由采购方负责人、物资保管人员、品质控制部门负责人以及负责价格管理的员工（针对采购金额超过一万元的物资）共同签署。

五、在采购的原辅料及包装物料等物资时，报销过程中必须附带品控部门出具的质检合格证明。

第十二节 车辆管理及油耗指标

每月末，采购部门的驾驶员会向经理和财务部的成本核算会计提交当月行驶的总里程数以及当月的燃油消耗总量。

采购部经理指派统计员负责核对，依据采购部司机所提供的行驶里程数据，对照车辆内部的里程计表，核实二者之间的数据是否一致。

第十三节 车辆的维修

车辆修理前需提交书面申请，该申请需由采购部经理进行审核，审核通过后，再上报分公司总经理进行审批，获得批准后方可进行送修。

车辆维修需在指定厂家进行，司机需全程监督，确保维修质量，同时力求缩短维修所需时间。

若遇有新增的修缮任务，必须立即向上级汇报，并在主管领导及分公司总经理的批准通过之后，方可进行维修工作。

四、若问题可自行解决，公司将自行采购所需零部件进行更换，以此减少车辆维修成本。若无法自行修复，则在维修厂进行维修时，应将拆卸下来的损坏部件带回公司，由采购部经理进行核实。

若车辆在行驶过程中出现故障，且迫切需要维修或更换零部件，那么在确保行车安全的前提下，应将车辆开回公司进行检测并安排修理。若无法将车辆开回，则需根据具体情况进行修理。一旦修理费用超过50元，需事先向采购部经理进行汇报并征得同意。

六、采购部经理需依据具体状况，对于在其权限范围内的请求，应迅速作出回应；若遇超出权限范围的事项，则需向上级请示分公司总经理，并遵从其指示。

第十四节 员工病、事假的审批

针对本部门管理人员请假及病假的处理，需根据具体情况进行判定，批准假期，同时，在批准过程中必须确保

工作交接完毕，确认接任者无异议后，需记录请假人的联系信息（包括固定电话或手机号码），以便能够及时取得联系。在此情况下，可批准不超过3天的休假；若请假时间超过3天，请假人需向分公司总经理提出申请，并获得批准后方可休假。

二、要求请假人将请假条交报考勤员，以便月末财务部核算工资。

第十五节 安全管理

一、组织全体保管员参与的安全会议，会议中采购部经理负责聆听。

取与会人员就本岗位及所辖仓库的安全工作做出汇报。

二、 积极参加由人事行政部经理组织的安全知识培训。

三、 随时对各仓库的安全工作进行检查。

检查的主要内容包括：

1、各仓库门窗的防潮、防盗设施是否符合要求。

各仓库的防火设备是否达标，员工是否能够熟练使用灭火设备，灭火设备的数量是否充足，以及是否处于有效保质期内。

3、按要求设定的紧急、疏散出口是否畅通。

第十六节 工作总结．待办单

一、 日工作待办单

1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。

持续记录待办任务，定期审视待办任务，合理编排各项工作的优先级，每日工作结束后，务必进行详尽的总结，并着手规划第二天的任务安排，同时完成待办清单的填写。若前一日的工作任务未能完成，需将其内容复制至第二天的待办清单中。

3、将当日工作项目记录，做出总结。

二、周工作计划

1、每周六16：00前将周工作计划报人事行政部经理处。

周工作计划需依照公司既定的模板进行编制，确保所填内容详实无遗，各项信息完备无缺。

三、月末工作总结

每月的30日，在16:00之前，需将当月的工作总结提交给人事行政部的经理。

月度工作总结需遵循公司既定的模板进行编制，确保所填内容真实详尽，各项信息无一遗漏。

四、司刊稿件

在每月15日的16:00点之前，需将司刊稿件提交给分公司的人事行政部门。

所提交稿件需兼具知识内涵、趣味性和娱乐价值，流露真挚情感，避免简单摘录，草率敷衍。

第十七节 工作例会

一、周六汇报会

每周六16:00点之前，需将本部门周六会议所需汇报的资料，依照公司规定的格式认真填写，并提交给人事行政部经理。

依照公司既定规则，我每周六的六点钟都会准时出席公司的周六汇报会，会上需对本部门上一周的工作完成状况以及下一周的工作计划进行详细汇报。

在汇报过程中，需确保内容的简洁明了，若某项事项需较长时间方能阐述清楚，则应在会议中作简短总结，随后于会后向领导进行详尽的报告。

二、周部务会议

每周组织采购统计人员、物资保管人员、采购人员、驾驶员以及装卸作业队长共同参与。

2、检查上次会议布置的工作是否落实。

认真聆听每一位与会者的报告，对本周工作中暴露出的问题进行深入分析，并寻求相应的解决方案。

在检查过程中，需明确指出存在的问题，确保责任人员采取有效措施进行整改，同时持续进行跟踪监督。

本周需对所购物资的品质、采购时效以及成本进行归纳总结，明确其中的亮点与不足之处，如有需要，应拟定相应的整改方案予以实施，并持续关注整改成效。

在本公司的周会中，需对会议内容以及本周公司下发的文件进行宣讲和传递；同时，对即将开展的工作进行详细的安排和规划。

7、会议要求专人记录，存档备查。

第十八节 绩效考核

在每月的前两日，需依据本部门设定的绩效考核标准，对部门内成员上一个月的工作完成度进行评估。

每月3日，需将本部门自行完成的考核成果以及提交给公司的《信息互查表》，迅速上报至分公司的人事行政部门。

三、在对待分公司人事行政部与集团人力资源部的考核工作时，我们必须坚持实事求是的原则，予以积极配合，确保杜绝任何虚报、瞒报或漏报的情况出现。

第十九节 ISO9001质量管理体系运行情况的检查

根据《质量手册》及《作业指导书》的规定，对各个部门实施ISO9001质量管理体系的具体运作状况进行了细致的审查。

二、检查的主要内容：

是否遵循ISO9001质量管理体系的标准进行操作，同时确保相关记录得到准确填写。

记录需遵照ISO9001质量管理体系的规定进行填写，同时确保信息的及时性、精确性和易读性。

各级管理人员需充分熟悉并掌握本企业《质量手册》及《作业指导书》的内容。

4、对公司及本部门的质量方针、质量目标是否熟知并理解。

5、各级管理人员及操作员工对本岗位职责了解的情况。

按照ISO9001质量管理体系的规定，我们需定期举办内部审核活动，并指派内审员参与，同时，对审核过程中记录的需改进事项进行相应的整改措施。

第四章 异常工作纠正及预防措施

第一节 高价采购

一、 外购:

1、退货

2、如果退货不成，按责任制比例承担其损失。

采取防范手段，提升专业技能和水平，扩大信息获取途径，加强个人责任感。

二、 市内采购：

1、退货

2、如果退货不成，按责任制比例承担其损失。

采取预防手段，需强化专业技能，提升业务水平，扩大信息获取途径。同时，增强个人责任感；确保监督与管控措施得力。

第二节 原辅料及包装物等物资供应不及时

一、 外购

依据现有库存和生产状况，预先安排采购，并通过电话通知供应商，要求其采取最迅速的运输方式。

方式到货。

2、与生产部、储运部协调，在不影响发货的前提下，延后生产。

二、 市内采购

尽一切办法保证供应及时，如果市内采购不到采取外购。

第三节 所购物资出现质量问题

一、根椐品控部出具检验结果，积极采取措施及办法先保证生产。

根据物资种类和品质问题，我们采取退货、降价、挑选使用等多种方式来妥善处理。

第四节 货到后接收数量与发货数量不符

首先，需弄清导致数量不匹配的具体缘由；若此问题源于供应商，便需其进行补货处理。

若在运输过程中出现数量不符的情况，与供应商进行协商后，可以径自向运输方提出索赔要求。

第五节 原料肉仓库温度低于－18℃

一、当保管员上报此情况后,立即上报总经理。

同时，组织保管人员进行原料肉及其他物资的缓化检查，并协调制冷单位迅速处理这一问题。

第六节 安全事故

安全事故大致分为：人身伤亡事故、火灾事故、被盗事故等。

一旦本部门员工遭遇人身安全事故，应迅速赶赴事故发生地，对伤者受伤状况进行仔细检查，同时指派专人陪同伤者前往医疗机构接受治疗，妥善维护事故现场秩序，并及时向分公司总经理进行汇报。

一旦发生火灾或盗窃事件，需迅速拨打119和110报警电话，随后及时向分公司总经理进行报告。

在分公司总经理的指导之下，组建了事故调查团队，旨在探究事故的成因，并最终编制出一份详尽的调查报告。

四、分析事故原因，采取相应整改措施解决。

根据事故调查得出的结论，确定事故的成因，明确各方责任，并将这些信息整理成书面报告，随后提交给分公司总经理审批。

第七节 库房设施的损坏

在物资保管作业中，一旦发现库房设施出现损坏的情况，保管员需立即上报，此时应迅速将相关情况告知分公司总经理。

二、请保管员协助分公司总经理委派的维修专家进行维修作业，以免因工作延误导致公司遭受不必要的经济损失。

维修工作完成后，采购部的负责人需对维修效果进行审核，确保所涉物资能够满足良好的储存需求。

第八节 账物不符

一旦采购部门的负责人或财务部门的成员在盘点各仓库时遇到账目与实物不一致的情况，必须迅速查明具体原因。

可能造成账物不符的原因：

1、个别《领料单》存在入账时遗漏的现象。

2、生产急需物资，未开票先提货。

二、要求保管人员调查账目与实物不一致的具体原因，并迅速进行整改，待保管员完成整改后，采购部经理需进行核实确认。