人力资源管理审计各阶段实务方法及审计目标、程序介绍

人力资源管理审计各阶段实务方法

审计目标：

1.对人力资源流程有个全面的理解；

2.评价人力资源流程和相关内部控制的效果和效率；

3.对支持人力资源流程的信息系统的可靠性和质量进行评价。

审计程序：

一、准备阶段：

与内部审计主管举行商议会议，就工作范畴、执行策略及周期展开商讨，明确受检机构的预期目标；选定合适的对接人员。

2.对审计的领域有充分的了解：

A 获得和讨论任何与人力资源有关的材料；

B 考虑在计划和执行审计阶段和人力资源专家讨论的必要性；

C 和审计组其他成员讨论他们在这个领域已经完成的工作；

D 学习人力资源优秀做法，同时审阅过往涉及人力资源的审计文献，加以参考。

需要参考那些不会改变的规章制度，比如成文的规范，才能彻底明白。

A 现存的人力资源政策和程序的拷贝；

B 组织结构图和流程图；

C 新员工名单；

D 离职员工名单；

E 人力资源系统的登录名，该名称代表一个独立查询账户，内部审计网站有说明，以及对应的登录密码

F 查阅人事档案的权限。

安排与人力资源部门主管碰头，再次明确审查工作范畴及具体日程，保证相关事宜处理得当，同时满足人力资源工作规范和内部稽核工作标准。拟定会商日程，选定联络途径。

二、现场阶段-招聘

1.记录对招聘流程的理解；

2.对以下进行确定/ 询问：

A 是否借助新员工资料单来核实所有必需的文书都已收集并存放在个人档案里

B 每个新员工是否都对应的录用审批表？

C 是否有最新的的岗位说明书？

新员工的资料是否经过核查，确保所有文件都归档了，

E 员工档案是否放置在上锁的文件柜抽屉中；

F 是否设立签名权限系统来保证招募活动得到批准。

审阅员工招募文献资料，并随机挑选十五位新入职人员作为考察对象进行评估。

A 通过支持性文件和在线系统，对最新加入的职员资料进行追踪，并保证这些资料与职员档案中的信息相符，以实现内容统一。

B 确保恰当的管理层批准了新招聘的员工；

C 确保人力资源部门及时地将新雇员的附加信息输入到系统；

三、现场阶段-离职

1.记录对离职处理流程的理解；

2.对以下进行确定/ 询问：

A 人力资源部门如何知晓员工的离职/ 辞职？

B 离职信息如何传递到薪酬计算部门？

C 当前的人员更替比例有多大？指出20%-25% 或者更高的更替比例，表明职员有较大的不满情绪，甚至存在潜在的法律纠纷风险。

D 人力资源部门开展离职面谈吗？或者离职后的面谈？

E 是否有规定确保所有高价值的外借物资，比如便携式电脑、资金借贷、票据凭证，在人员离职后都能如数追回？

F 人力资源部门在员工决定离开之前与员工谈话吗？

G 员工离职时是否填写了注明具体离开缘由的问卷？若已填写，相关事项执行到位了吗？

H 对于非自愿离开的情况，是否在个人工作记录里记有相关细节以及经济补偿等实际处理过程？

我是否制定了离职流程清单，来确认所有必要资料都齐全，并且已经归档在员工档案里？

审阅有关职员离开的文件资料，随机挑选十名已离职者进行检测。

A 追踪离职信息到员工档案的支持文件和在线系统保证一致性？

B 确保恰当的管理层批准了员工离职；

C 验证在线系统中员工的离职是否在同日记录在档案中？

D 离职人员资料须获得适当许可，并且应涵盖这些方面：有离职证明的文件，离职相关文件明细，书面辞职声明，离职情况征询表，借用物品记录单，对于非主动离开的员工，需附上离职处理细节，经济补偿说明，以及最终收款凭证的影印件。请参考企业内部规定，对所需资料进行必要调整，务使所有补充文件均纳入档案材料。

四、现场阶段—激励 / 奖励计划（如有）

1.记录对激励 / 奖励计划处理流程的理解

2.确定/询问以下事项：

A 有什么措施可以保证发给员工的报酬没有超过规定的金额？

B 有什么措施可以保证激励 / 奖励计划被复核？

需要参考涉及激励措施与回馈方案的人力资源文献资料，从中随机选定五名职员展开试验性评估。

A 需要核实员工档案的支持性材料与网络平台中有关激励补偿方案的记录是否吻合？

B 验证在录用信上列明的激励 / 奖励计划的金额

C 确认实际支付金额没有超过规定的金额

D 确认在档案中包含了激励 / 奖励计划的协议。

五、现场阶段—工资变化

1.记录对工资变化处理流程的理解

2.确认/询问以下的事项：

A 是否存在一个自动的措施来批准员工工资变化？

B 是否有签名授权系统来保证员工工资变化得到了恰当的授权？

研究薪资变动的文件，随意选择五个经历过薪水调整的员工来检测，

A 核对薪资调整的记录与员工档案的存档资料和互联网平台的数据是否相符

B 确保恰当的管理层批准了员工工资的变化；

C 确认变化以后的工资发放按照新的标准执行？

D 确认工资的变化及时计入了信息系统。

六、现场阶段—绩效评估/ 培训

1.记录对工资变化处理流程的理解

2.确认/询问以下的事项：

A 采取了何种绩效评估系统，是自动的吗？

B 是否以年度的评估来决定薪水？

C 是否有正式的稳定的程序？

D 主管是否被训练以有效的对他们管辖内的员工进行评估？

E 自下而上的反馈有用吗？

F 实行什么样的评估方法？

需要检视往届招聘的职员案例，以探明是否具备适宜的考核机制。

七、现场阶段—其他

确认/询问以下的事项：

法务：

A 过去是否有和人力相关的法律诉讼？

B 当前是否有现实或潜在的法律诉讼？

外包：

A 人力资源职能的哪个部分是外包的？这些外包职能如何监控？

人力资源的效果：

他们能否分辨出三个实力最为突出的范畴，同时也能找出另外三个具备成长潜力或者需要加强的范畴呢？

C 人力资源部门职员的技能和资质怎样？他们是否属于未经专业学习就进入该领域的人？

D 其他公司如何管理人力资源，有可以做基准比较的机会吗？

训练和发展：

E 有正式的培训和发展机会吗？

F 员工可以接受所有可以使他们在工作中更有效的培训吗？

人力资源信息系统：

G 人力资源信息系统和工资簿连接吗？

人力资源管理系统能否囊括年度薪资核算、经费规划、薪酬市场动态监测、职位价值评定、薪资演变记录以及薪酬体系调整功能？

在离职员工的信息录入系统之前，其离职的薪资支付凭证会经由工资登记表完成签署吗？

J人力资源系统的密码有安全保障吗？如果有保障，多久需要更新一次密码？密码的字符数要求是多少？

屏幕反应时间？

报酬：

K需要核对按薪资层级排序的薪资记录，确认是否存在显著的层级不公，或者支付的薪资是否远超正常标准。

L 有确定的薪级和浮动的范围吗？

M 有没有定期与市场薪水进行比较？

N 薪资调查是最新的吗？

招聘：

填补空缺需要多长时间，费用多少，有具体的衡量标准吗？不过，六个月的时间跨度确实偏长。

P 人力资源部门如何知道需要招募新的员工？

Q 人员流动率是否过高/

R 空缺职位信息是否在内部公开，还是在互联网上？

S 在录用前有没有测试？

T 有没有全面的面谈？

U 是否根据证明及背景调查来确定录用？

V 有没有录用推荐程序？

W 有没有团队整合项目（例如目标澄清，共同观点等）？

八、报告阶段

1.准备审计报告初稿

包括以下内容：

A 以高级的方式描述人力资源流程，识别控制和缺陷；

B 提供了人力资源领域公认的先进做法，这些做法用来评估当前业务运作的水平与成效。

C与其他公司的人力资源对比基准分析；

D描述有限测试结果；E总结观察和管理计划；

2.发布报告

A 将初稿交给责任方和管理层征求意见；

B 明确设定管理层回复的最后期限；

C 校对报告；