岗位说明书：编写对象、格式及各模块详细说明

岗位说明书详细阐述了一个岗位的职责内容、工作目的、管理权限范围以及所需具备的任职条件，是一种书面描述文件。按照既定的岗位说明书模板格式，运用规范化的格式和语言，将岗位的相关信息和与其相匹配的要素填充到模板中，便构成了完整的岗位说明书。

岗位说明书编写的对象是岗位，而 不是岗位任职者。

针对岗位说明书中的各模块详细编写说明如下：

1. 岗位基本信息

职位名称：请准确填写该职位的官方全称。例如：人力资源管理部门主管、质量检验部门调度人员。

所在部门：岗位所在的部门名称，如人力资源部、综合管理部。

岗位编制需在组织架构体系内明确设定，具体人员数量需依据既定的岗位和编制标准进行精确记录。

岗位说明书的发放及生效时间有明确规定，该文件正式生效的日期即为下发日期。一旦确认并签署，组织将统一进行填写。

直接下级人员指的是该岗位所直接管理的下属员工总数；而间接下级人员则是指那些并非直接由该岗位管理，但属于直接下级员工管辖范围内的所有下属；下级人员总数则是直接下级和间接下级人数的合计。

2. 岗位存在目的

本节旨在以简练之词阐述职位宗旨、核心任务。具体而言，即明确岗位设立之意义、需执行之任务以及预期达成的成效。此部分内容可于初期撰写，亦可在岗位职责详细阐述后进行归纳总结。

为了达成既定目标，负责执行相关任务。

3. 组织中的位置

本部分内容主要阐述该岗位在组织架构中的层级联系，具体反映了该岗位负责人的管理范围以及向其汇报的直接线路。

上下级关系的划分：这里指的是基于行政上的直接从属关系，而不涵盖业务上的管理或业务上的指导关系。

例：1)某处设处长、副处长、科长、职员，则形成上下级关系。

工程师与其它岗位之间仅存在业务管理和业务指导的联系，彼此之间并不构成直接的上下级关系。

车间总经理作为工人的间接领导；总经理助理在协助总经理处理日常事务的同时，对工人的工作给予一定的指导和监督；然而，在行政隶属关系上，他们与工人并不构成直接的上下级关系。

直接上级：岗位向上直接汇报的对象。

间接上级：岗位非直接汇报的对象，即直接上级的上级。

直接下级，即那些直接受本岗位管理的人员。通常情况下，行政级别上的下一级就是本岗位的直接下级。

4. 工作协作关系

该部分主要阐述该职位在内部和外部的工作联络情况，具体包括岗位需与哪些职位、部门以及机构建立联系。

内部协作涵盖了与部门内其他岗位的紧密配合，同时也涉及与公司其他部门及各岗位之间的协同作业。

外部协作关系：是指与公司外部的单位或公司的工作协作关系。

协作对象：上述协作关系中具体所指的单位、部门及岗位名称。

主要协作事项：用简洁的语言概括主要的工作联系内容、事项。

注意事项：在填写工作协作关系时，需明确指出主要的工作联系，这包括在业务流程中或实际工作中对岗位运作产生直接影响的关系，亦或是与岗位工作成效、进度等密切相关的工作联络。此类关系应与本岗位的核心职责紧密相连，而不应涵盖普通的日常交流。

5. 岗位职责

本节内容主要阐述该职位需履行的主要工作任务及其执行周期，旨在明确其职责范围。

职责说明：需对各项职责进行简要的总结性阐述（概述栏无需填写具体执行频率）。

在职责描述的下方，对“安全保卫工作”或“组织安全保卫工作”进行逐项细化，详尽阐述其具体职责，以明确具体工作任务。格式上需遵循“动词+工作内容”的形式。

频率：指工作中事件发生的次数。具体可分为：不规律、日常、每年若干次、每季度若干次、每月若干次、每周若干次等不同类型。其中，不规律意味着发生次数不固定，时而多时而少；而日常则意味着这类工作几乎每天都在进行。

一个岗位的职责数量通常在四到八项之间，但建议不要超过八项。若职责数量超过八项，则可能存在某项职责是其他职责的细分，可将其归并至相应职责中；同时，应依据职责的优先级，自上而下进行排序，以突出该职位最关键的工作职责。职责的排序可依据其重要程度或业务流程的顺序进行；对于职责的描述，需对后续的具体工作任务进行全面而细致的总结，既不能遗漏任何一项工作任务，也不能仅仅是对工作内容的简单枚举。

岗位说明书中所列职责需紧密关联岗位本身，其焦点应集中于岗位而非任职者个人；编写者需在岗位“理应”与“实际”承担的职责之间寻求平衡，并以此为基础，明确岗位所需的具体工作内容。在撰写过程中，不应仅限于对任职者当前承担的职责进行归纳和列举，亦不可全然阐述该岗位在理想状况下的职责范围；应当详细描述那些具有长期性和稳定性的工作职责，而非零散的、个别的临时性任务。

6.工作权限

该部分对岗位管理权限的划分具体如下，具体包括人事管理权限、财务管理权限以及业务操作权限，这三个方面分别进行了详细的阐述。

人事权限：人事管理权限的性质可以细分为：建议权、决定权。

对下属的绩效评估拥有最终决定权；对于下属的晋升或降职，则享有提出建议的权力。

本岗位的财务权限具体包括：负责审批预算范围内的培训经费；同时，也有权审批预算内的招聘经费。

本岗位的业务范围及工作权限具体包括：负责车辆与司机的调度管理；拥有对公司会议室及办公室的分配与调整权限；以及对于下属员工在工作中产生的争议问题，具备最终的裁决能力。

7. 任职资格

本部分内容详细阐述了担任该职位所需具备的教育水平、专业标准、知识储备以及执行能力等方面的最低标准，所指涉的是该岗位的具体需求。在填写相关要求时，不应将现任职者的状况和条件等因素纳入考量范围。

教育程度：岗位所要求的最低的教育程度。

专业要求：对任职者专业方向的要求，如果有要明确列出。

对于企业管理相关职位，需关注其是否对专业资格证书的级别有所要求。例如，财务部门的会计职位通常要求持有会计从业资格证书。

工作经验要求：这是对求职者所必须具备的最基本职业经历。需从经验类别、所属行业及服务年限等多个维度进行详细阐述。

例：具有3年以上制药行业企业管理相关工作 经验。

为了胜任岗位职责，员工需掌握完成工作任务所必需的专业知识和操作技巧。

核心能力，即预期的内在心理素质与潜力，具备在多种情境中综合运用的能力。

与技能不同，其发展过程难以完全复制，例如创新能力、组织协调能力以及适应环境的能力等。

针对某些特定职位，鉴于其业务或工作性质的特殊性，往往对任职者的品德和个性特征提出一定的标准。

此类职位往往要求员工拥有出色的适应力，而负责销售任务的人员则需具备坚韧的抗压素质，至于研发岗位，创新精神则是不可或缺的素质之一。

在填写核心能力时，需注重仅列示本岗位需特别突出的技能，而非所有常规所需的能力。对于能力的数量，并无特定要求，应依据岗位特性的实际需求来决定。例如，在管理岗位中，普遍需要具备基础的沟通与表达能力，这类仅作为基本要求的能力则无需一一列举。

建议各部门先行组织集体讨论，明确各岗位所需的核心能力，随后再着手进行填写工作。

8. 其它工作特性

工作地点需注明：请详细列出您日常工作的主要地点，例如：办公室、生产车间、仓储库房或是户外场所等。

工作场所的描述需涵盖其舒适性与潜在风险，具体可包括：适宜的温度、过热或过冷、湿润的气候、尘埃、噪音污染、有害气体以及存在的安全风险等方面。

工作时段特点包括：标准的工作日、轮班制、以及根据业务需求，上下班时间会有所变动；有时会进行出差，也有可能频繁出差。

9. 签字确认

岗位任职者与部门负责人对岗位说明书内容达成一致，并完成修订。修订完成后，该说明书需提交至人力资源部。人力资源部对说明书进行审核，审核通过后，由部门负责人和人力资源部共同签署，以确认说明书的完整性。随后，在岗位基本信息中的日期栏中标注具体日期，以此确定岗位说明书的生效时间。

本文旨在对“岗位说明书”编制的关键要素进行深入剖析，并向企业管理人员提供切实可行的操作指南。

感谢大家阅读这篇文章

此内容源自丛丽芳教授所著的《新编人力资源咨询实务》，旨在为企业家以及人力资源顾问提供有益的参考。

若您渴望更深入地掌握知识以及实用的策略，不妨阅读原著。通过通读全书，您将能够显著提高管理技能，从而为企业创造更多的成功机会。

丛丽芳 老师

原世界500强企业中国区高管

东北大学客座教授

六西格玛黑带大师

人力资源咨询师导师

一级人力资源管理师

国际MBA人力资源导师

企业人力资源顾问

创业孵化基地的导师团队中，包括了具备人力资源咨询资质的专家，以及担任过初级、中级和高级职务的人力资源管理人员。他们拥有两套分别针对不同级别的人力资源管理者的、经过国家版权登记的专业课程。